Онлайн-запись

В этой статье мы подробно рассмотрим новый функционал CRM-системы "Календарь", включая раздел "Товары и услуги", и объясним, как использовать их в проекте.

Универсальная CRM-система - это редкость, однако разработчики Salebot сумели оптимизировать ее для полного удобства ведения бизнес-проекта любой сложности и различной категории создаваемых продуктов. Одним из ключевых компонентов CRM-системы является Календарь, который позволяет организовать рабочее время сотрудников с помощью управления графиком работы; создавать новые онлайн-записи клиентов и просматривать уже имеющиеся.

Для чего нужны разделы "Календарь" и "Товары и услуги"?

Разделы "Календарь" и "Товары и услуги" предоставляют пользователям возможность управлять своим рабочим временем и грамотно планировать задачи, а также отслеживать онлайн-записи клиентов к конкретным сотрудникам.

Разделы включают в себя следующие функции:

Просмотр графика работы сотрудников (как отдельно взятого, так и всего штата), а также моментальное редактирование этого графика с возможностью отметки о выходном дне, о перерыве сотрудника;
Создание и редактирование событий - онлайн-записей к сотрудникам по предоставляемым услугам;
Возможность быстрого ввода нового продукта (товара или услуги) вашего проекта, а также предоставление его клиентам в момент введения в эксплуатацию;
Возможность моментального добавления новых должностей в систему и, соответственно, назначения новых сотрудников на уже имеющиеся должности;
Быстрый доступ к диалоговому окну с клиентом через онлайн-запись в графике рабочего дня сотрудника;
Категоризация товаров и услуг по видам/направлению предоставляемых продуктов;
Классифицирование онлайн-записей по различным цветам в зависимости от статуса: ожидание от клиента; подтверждение записи; предоставление или непредоставление (например, если клиент не пришел) услуги;
Автозаполнение или ручное заполнение расписания рабочего графика сотрудника на необходимый период времени
Создание воронок для каждого отдельно взятого отдела или филиала бизнес-проекта:

Воронка в Salebot в переносном смысле является подобием филиала организации. Образно говоря, если у вас есть несколько точек продаж продуктов или предоставления услуг, для каждой из них можно создать отдельную воронку. Поскольку на каждой из точек могут работать разные сотрудники и предоставляться различные услуги, для удобства можно создавать отдельные воронки для каждого "филиала" организации.
Например, в Вашем бизнесе существуют несколько отделов: маркетинга, продаж, связи со СМИ и т.п. Для каждого отдела можно создавать воронки и наблюдать за работоспособностью каждого "филиала".

Преимущества функционала разделов "Календарь" и "Товары и услуги" CRM-системы Salebot

Использование календаря в CRM-системе обеспечивает ряд преимуществ для организации бизнеса:

Отслеживание прогресса. Благодаря удобному интерфейсу просмотра рабочего графика, администратор проекта может наблюдать за занятостью сотрудников и анализировать соотношение онлайн-записей к доходности проекта, что позволяет отследить работоспособность сотрудника и его эффективность в работе над поставленными задачами.
Повышение эффективности работоспособности сотрудников. С помощью функции открытия диалога в календаре с клиентами, администратор проекта может интересоваться у пользователей о плюсах и минусах предоставленных товаров и услуг, что в последующем поможет выявить реальный уровень подготовки сотрудника и его компетенции в работе с клиентами.
Улучшение удовлетворенности клиентов. Календарь позволяет обеспечить своевременное выполнение задач сотрудниками бизнес-проекта, благодаря понятному и удобному интерфейсу графика работы, что помогает клиентам чувствовать себя более ценными и удовлетворенными обслуживанием.
Обеспечение контроля за выполнением задач. Также Календарь позволяет контролировать выполнение задач, отслеживать количество клиентов и уровень их заинтересованности в предоставляемых товарах или услугах и принимать своевременные меры в случае возникновения проблем.
Упрощение процесса управления проектами. Функционал разделов помогает организовать работу над проектами, определяя сроки выполнения задач, назначать автоматизированно или вручную ответственных лиц.

Настройка работы функционала "Товары и услуги"

Перед началом активного использования "Календаря" необходимо тщательно настроить раздел "Товары и услуги" в рамках текущего проекта, куда будут включены категории товаров/услуг, перечень должностей, необходимых для работы с продуктами, и список сотрудников проекта, которые будут осуществлять прием, организацию, запись и предоставление товаров/услуг конечным потребителям.

Для этого необходимо перейти в раздел "Товары и услуги" для создания воронки - филиала - организации.

Как видно на примере выше, воронок можно создавать несколько: это поможет разделить филиалы организаций по категориям, например, направления их деятельности (отдел продаж, отдел парикмахеров, отдел маркетинга, отдел администрации и пр.) или по адресам точек продаж (Парикмахерская на ул. Ленина, Барбершоп на ул. Островского и иные), а также отслеживать каждый филиал без путаницы всего штата сотрудников.

Подраздел "Услуги"

Для начала необходимо перейти в Настройки раздела "Услуги" и добавить первую категорию услуг, в которой будет далее добавлен перечень предоставляемых продуктов.

Например, категория "Стрижки" может включать в себя такие услуги, как "мужская стрижка", "женская стрижка", "детская стрижка", либо Вы можете категоризировать иным образом по своему удобству (категория "Женские стрижки" можно включить такие услуги, как "подравнивание кончиков волос", "стрижка боб-каре", "покраска плюс стрижка", и т.п.)

Каким образом категоризировать предоставляемые услуги опирается лишь на фантазию организатора/редактора проекта, то есть Вас.

Добавление категории услуг/товаров

Для начала кликните по кнопке "Настроить филиал":

Далее для добавления новой категории услуг в проекте выполните следующие шаги:

Кликните по "Добавить категорию услуг", расположенной в середине экрана, как показано выше;
После нажатия откроется окно для добавления новой категории. В поле "Название категории" выберите наименование, которое будет удобно для восприятия клиентами и соответствовать перечню услуг/товаров;
После заполнения поля "Название категории" убедитесь в корректности введенных данных и нажмите на кнопку "Сохранить";

Система добавит вашу категорию в раздел “Услуги”.

Теперь вы сможете добавлять услуги или товары в эту категорию, чтобы упорядочить и структурировать ваш контент, а также редактировать созданную категорию или удалять ее в любое время.

Добавление услуг и товаров в категорию

Для продолжения настройки раздела "Товары и услуги" необходимо кликнуть на "Добавить услугу", где откроется окно с различными инструментами для редактирования.

В открывшемся окне необходимо:

Вписать соответствующее название услуги проекта;
Определить примерную/точную длительность предоставления услуги клиентам
При необходимости описать, что включает в себя данная услуга или написать интересное описание для продажи конечным пользователям;
Выбрать цветовую палитру высвечивания услуги для клиентов в системе;
Определить стоимость услуги.

Далее нажмите "Добавить услугу": система добавит продукт в определенную Вами категорию, где впоследствии будет высвечиваться весь перечень услуг/товаров Вашего бизнес-проекта.

Таким образом, вы успешно настроили подраздел «Услуги», создав категорию услуг и добавив полный перечень ваших продуктов. Впоследствии Вы можете редактировать данный подраздел, удаляя или добавляя новые категории и, соответственно, услуги.

Для продолжения настройки раздела "Товары и услуги" следует перейти к подразделу «Должности».

Настройка должностей

В верху экрана Вы найдете кнопку "Вернуться": она позволит Вам перейти на общую страницу раздела "Товары и услуги" для настройки должностей проекта и добавления перечня сотрудников.

Перейдите в подраздел "Должности", чтобы определить и утвердить перечень должностей, которые будут выполнять определенные задачи и функции при предоставлении услуг конечным потребителям.

При переходе в подраздел "Должности" перед пользователем открывается страница, аналогичная подразделу "Услуги".

Необходимо кликнуть на кнопку "Добавить должность", расположенную в середине экрана, после чего откроется окно с полями "Название должности" и "Описание должности".

В открывшемся окне Вам необходимо определить и прописать наименование должности, которое будет соответствовать перечню предоставляемых продуктов, и при необходимости ввести описание для должности, где можно обозначить основные функции и обязанности сотрудника.

Перечень должностей, которые можно добавить в подраздел, не ограничен, что позволяет Вам ответственно подойти к определению необходимого штата сотрудников и определить их функциональные обязанности относительно конечной продукции.

Также в подразделе существует возможность редактирования и удаления, например, в случае утраты актуальности (как самой должности, так и продукта) или необходимости переименования, или добавления нового описания к должностям.

Настройка подраздела "Должности" интуитивно проста в своем функционале и позволяет организатору без затрат большого количества времени настроить ее под различные потребности проекта.

Привязка сотрудников

Для завершения настройки раздела "Товары и услуги" необходимо кликнуть на кнопку "Вернуться" вверху экрана и выбрать подраздел "Сотрудники" для назначения на должности имеющихся в системе сотрудников проекта.

Как привязать пользователей к проекту и настроить для них права доступа и роли читайте в этой статье.

Как привязать сотрудников к воронке?

При переходе в подраздел "Сотрудники" откроется страница, необходимая для поиска нужных пользователей проекта и их привязки к существующей воронке.

Для привязки сотрудника к определенной воронке в используемой системе, необходимо выполнить следующие действия:

Активировать кнопку “Привязать сотрудника”;
В открывшемся окне нажать на поле "Выберите сотрудника", где откроется список пользователей, уже авторизованных в системе (система отобразит список только тех пользователей, которые уже включены в проект);
Если найденный пользователь (пользователи) подходят, отметьте рядом с именем сотрудника галочку для его включения в воронку.

При добавлении сотрудника в проект под полем "Выберите сотрудника" будут доступны функции "выбрать всех сотрудников", если в воронку необходимо добавить сразу всех авторизованных пользователей, и "удалить всех сотрудников", чтобы убрать отметку со всех выбранных вам пользователей.

Кликните на кнопку "Сохранить".

Таким образом, Вы привязали необходимых сотрудников к воронке, что позволит назначить их на должности, которые были введены ранее в проект.

Как назначить сотрудников на должность?

После того как Вы определили сотрудников, необходимых для проекта, нужно обозначить их должность: для этого кликните на имя (email) добавленного пользователя, где откроется окно настройки следующего вида:

Страница демонстрирует понятный и логичный интерфейс системы: необходимо ввести имя сотрудника, его специализацию, а также выбрать должность для дальнейшей его работы с клиентами.

При клике на поле "должность" откроется перечень введенных ранее должностей, где из списка выберете подходящую данному сотруднику.

Например, сотрудник Наталья специализируется на работе с волосами: из перечня должностей можно выбрать как парикмахера, так и барбера.

После заполнения полей вкладки, нажмите кнопку "Сохранить" внизу страницы.

Вы успешно назначили на должности проекта необходимых специалистов, и теперь можно переходить к следующему этапу - определению списка услуг, которые впоследствии будут предоставляться в рамках специализации сотрудника.

Как назначить услуги, выполняемые сотрудником?

В панели настроек сотрудника откройте вкладку "Услуги": здесь вы можете назначить перечень услуг, которые будет предоставлять клиентам сотрудник; а также в необходимых случаях в данной вкладке можно вносить изменения в его обязанности (например, добавлять услуги или их удалять).

Перейдем к настройке. Для этого необходимо:

Кликнуть по кнопке "Назначить услуги": в открывшемся окне будет представлен перечень категорий услуг, оказываемых Вашей организацией, где можно выбрать либо одну или несколько услуг, либо всю категорию;
Выберите одну или несколько услуг (или всю категорию) из представленного списка;
Далее нажмите "Сохранить".

После того как были добавлены услуги, страница приобретет следующий вид:

Во вкладке видно, какие услуги предоставляются сотрудником: например, в случае с мастером Натальей их три.

При расширении ассортимента оказываемых услуг (товаров) можно добавить их в обязанности сотрудника в этой же вкладке или же по своему усмотрению сократить список.

Если для сотрудника нет необходимой должности, можно отображать его кастомную роль в проекте, назначая ему любую услугу.

Настройка рабочего графика

Последним этапом настройки подраздела "Сотрудники" является настройка рабочего графика сотрудника проекта. Для этого перейдите во вкладку "Рабочий график":

В шаблоне автозаполнения графика можно настроить график рабочих дней автоматически (по умолчанию установлено 2/2 и время работы с 9 ч. 00 м. до 18 ч. 00 м.), который будет заполнен автоматически в графике расписания ниже в этой же вкладке:

В примере выше видно, что расписание выставилось автоматически (сотрудник работает с 9:00 часов до 18:00 пять дней в неделю) на 4 недели вперед (можно выбрать на 1, 2 недели и т.д.)

Ручное заполнение расписания

Также в расписании можно вручную проставлять часы работы (в случаях, если работник работал сверхурочно):

Кликнув по клеткам в строке воскресенья в период с 14:00 по 17:00 часов, мы добавили дополнительные часы в расписание сотрудника.

Также дополнительные часы можно добавить, нажав на название дня недели (данное действие выставит часы работы на весь день по строке) или по цифрам часов (это выставит часы работы на всю неделю по столбцу):

Используя функцию "Скопировать график на _ недель вперед" можно продублировать изменения в последующие недели работы:

После ручного заполнения расписания, нажмите на кнопку "Сохранить", расположенную ниже:

Просмотр расписания по календарю

Используя календарь в данной вкладке можно просматривать расписание сотрудника по интересующим неделям:

На примере выше высвечивается неделя в расписании сотрудника в период с 30 октября по 5 ноября: здесь видно, в какие часы должен выйти на работу сотрудник вашей организации.

Поскольку ранее мы проставили расписание на 4 недели вперед, то на последующие 4 недели, начиная, к примеру, с 30 октября, будет выставлен график 5/2 с девяти утра до шести часов вечера.

При настройке графика работы Вы выбираете самостоятельно на какой период должно быть выставлено расписание.

Выбрав для просмотра, к примеру, другой период следующего месяца, расписание будет пустым, поскольку ранее были заполнены только 4 недели ноября:

Теперь вы полностью изучили настройку раздела "Товары и услуги" - это поможет в дальнейшей работе с онлайн записями в новой вкладке "Календарь", которую рассморим далее.

Раздел "Календарь"

Раздел "Календарь" обеспечивает быстрый и удобный просмотр графика работы, оптимизирует рабочие процессы и обеспечивает контроль за выполнением задач.

Для дальнейшей работы перейдите в раздел "Календарь", кликнув на иконку календаря, либо в разделе CRM, либо сразу из настройки раздела "Товары и услуги":

При нажатии на иконку, администратору предоставляется доступ к расписанию, где наглядно отображены часы работы сотрудников. На скриншоте видно, сколько на данный момент клиентов записано к каждому сотруднику организации и в какие часы (к примеру, на прием к сотруднику Ивану был записан клиент с 9:10 до 11:10):

Чтобы разобраться, как эффективно использовать весь функционал "Календаря", рассмотрим основные его функции далее.

Функции Календаря

Функция отображения графика работы "На день" и "На неделю"

В разделе "Календарь" представлены два типа календаря: на день и неделю:

Недельный обзор расписания доступен только на одного сотрудника, чей график вы рассматриваете на данный момент, тогда как функция Календаря "на день" распространяется на просмотр графика работы всей команды в целом.

Это сделано для того, чтобы, прежде всего, не перегружать экран многочисленными записями, где можно потеряться: представьте, если бы на странице высвечивался недельный график каждого сотрудника всего филиала вашей организации - это бы перегрузило бы ненужным "шумом" весь интерфейс CRM-системы.

Функция "Лупа"

Дневной календарь, в свою очередь, показывает день почасовой занятости сотрудников, а с помощью лупы можно выбрать отображение графика работы по различным промежуткам времени (один час может делиться на интервалы в 10 минут, 20 и 30 в зависимости от выбранного масштаба):

Такая функция удобна, если услуга предоставляется не ровно по часам, а, например, по 1 часу 40 минутам.

Функция "Отобразить/спрятать сотрудника"

Для удобства, если в организации большое количество сотрудников, можно уменьшить отображаемый график по длине с помощью данной иконки для данного сотрудника:

Данная функция доступна только в дневном календаре для удобства просмотра графика работы всех сотрудников воронки.

Функция "добавить перерыв/отменить рабочий день"

Чтобы добавить перерыв в график работы сотрудника или вовсе убрать рабочий день, необходимо кликнуть по следующей иконке:

Удобство такой функции в том, что Вам не нужно переходить в подраздел "Сотрудники" раздела "Товары и услуги" каждый раз, чтобы убрать, например, несколько рабочих дней заболевшего сотрудника.

Это позволит сократить время и не теряться в поиске расписания необходимого работника, поскольку в нужный момент вам доступна необходимая функция сразу в рабочем графике в CRM-системе.

Функция просмотра графика работы

На верхней панели с датой и временем можно найти иконку календаря и перейти на просмотр любого необходимого рабочего дня:

Иконка поможет вам быстро найти нужный день, не листая календарь вручную.

Используя стрелки, расположенные рядом с иконкой календаря в той же верхней панели, можно перемещаться на предыдущие и последующие дни:

Данные функции предоставляют возможность удобного просмотра графика работы сотрудников на ежедневной основе: они позволяют видеть, кто из сотрудников в определенный день осуществлял прием по онлайн-записям, какие смены были ими отработаны и в какие дни.

Нажав на иконку "Сегодня", можно вернуться на текущий день календаря.

Онлайн-запись клиентов в рабочем графике сотрудников

Функции Календаря в CRM-системе обеспечивают возможность визуализации рабочего графика сотрудников, а также организовать онлайн-записи на прием к любому члену вашей команды в зависимости от выполняемых обязанностей.

Добавление онлайн-записи

С помощью раздела Календаря можно вручную добавить онлайн-записи клиентов к сотрудникам с помощью простых действий:

Наведите мышью на необходимое время записи к сотруднику (отобразится кнопка, если вы выбрали время записи 9:15, - "+ 9:15 Новая запись");
Кликните по появившейся надписи:

Перед вами откроется окно "Создание записи", содержащее текстовые поля для ввода информации о клиенте, предоставляемых услугах, времени дате и итоговой стоимости посещения.

В текстовых полях заполните данные клиента, а также услуги, которые были им выбраны. Если потребитель уже посещал вашу организацию или когда-то был записан на прием, он будет сохранен в системе, и в последующем при вводе имени, почтового адреса или номера телефона будут автоматически отображены списки клиентов и заполнены необходимые поля ввода.

Также, если информация об онлайн-записи заполняется уже после оказания услуг клиенту, можно выбрать статус записи на "Клиент пришел".

При выборе услуги для клиента, поля расчета времени и стоимости будут заполнены автоматически.

После заполнения всех полей окна "Создание записи" нажмите кнопку "Создать", и тогда онлайн-запись добавится в рабочий график сотрудника:

В зависимости от выбора статуса в окне "Создания записи" онлайн-запись приобретет различный цвет:

Оранжевый (при ожидании отклика клиента);
Зеленый (клиенту была оказана услуга)
Красный (клиент не пришел);
Синий (запись была подтверждена).

Выбрать статус записи можно изменить как при создании, так и при ее редактировании.

Диалоговое окно с клиентом

Для поддержания связи с клиентом, не выходя из CRM-системы, можно открыть окно диалога, кликнув по иконке человечка прямо в записи с клиентом.

Откроется диалоговое окно, в котором предусмотрено поле непосредственного общения клиента с помощью различных мессенджеров, привязанных вами к проекту.

К тому же в данном окне вы можете передать клиента другим сотрудникам, если возникает такая необходимость, а также узнать иную необходимую информацию.

Редактирование и удаление онлайн-записи

Онлайн-запись может быть отредактирована при нажатии на нее в рабочем графике сотрудника.

Откроется окно "Редактирования записи", которое позволит сменить статус, например, с "ожидания клиента" на "Клиент подтвердил", изменить услуги или время, которое было бы более удобно для клиента, а также и вовсе удалить запись из рабочего графика.

Например, если клиент пришел на прием к сотруднику, можно изменить статус "Ожидание клиента" на "Клиент пришел":

Данная функция удобна для контроля онлайн-записей в рабочих графиках сотрудников, что позволяет не только отследить прогресс работника, но и выявить услуги, которые более приоритетны для ваших клиентов.

Также существует функция счетчика онлайн-услуг в системе:

Цифра возле окошка аватара сотрудника показывает количество записей на сегодняшний день в расписании сотрудника: и сам сотрудник, и собственно организатор проекта сможет отследить количество онлайн-записей на целый день, а также промониторить появление новых - при изменении счетчика.

Онлайн-запись можно перемещать из расписания одного сотрудника в расписание другого: для этого зажмите мышью запись и переместите в свободное окошко в расписании.

Онлайн-запись не переместится в свободное время сотрудника, если там установлен перерыв.