Задачи

В статье расскажем, как пользоваться разделом "Задачи" и научим им пользоваться

Раздел "Задачи" определенно заслуживает статус полезного раздела "Сейлбот" - это важная функция, которая помогает пользователям организовывать и управлять своими задачами и списками дел. Она предоставляет систему для создания, редактирования, приоритизации и отслеживания задач, помогая тем самым сохранять порядок и повышать продуктивность.

К основным функциям раздела “Задачи” можно отнести:

  1. Создание и редактирование задач: пользователь может создавать новые задачи, вводить их описание, устанавливать сроки выполнения.

  2. Приоритизация задач: возможность установить приоритет для каждой задачи, чтобы в первую очередь выполнять наиболее важные задачи.

  3. Привязка к определенному сотруднику: в системе можно привязать выполнение определенной задачи к нужному сотруднику, который в свою очередь может просмотреть список именно своих насущных дел, что помогает избежать забывчивости и повысить продуктивность.

  4. Распределение задач по календарю: пользователь может отображать понедельный календарь и просматривать список всех уже существующих задач и отслеживать сроки, не пропуская их.

  5. Группировка задач - позволяет распределить задачи по категориям, что упрощает их поиск и выполнение.

  6. Отслеживание прогресса выполнения задач: пользователь может видеть статус выполнения каждой задачи, отмечать их как выполненные или откладывать на потом.

Как пользоваться разделом задачи?

Использовать раздел "Задачи" достаточно просто - раздел полностью понятен на интуитивном уровне: как создать задачу, удалить или изменить ее.

Все задачи отображаются по умолчанию в виде календаря:

Однако при необходимости можно отобразить задачи в виде списка:

Выбор отображения задач в виде списка или календаря сохранится автоматически: вам не нужно каждый раз переключаться на удобный формат, также в последующем вы сможете выбрать удобный формат в любое время.

Редактировать просроченные задачи может сотрудник с ролью "Администратор" или сотрудник, у которого есть права на редактирование таких задач в кастомной роли.

Чтобы настроить редактирование задачи для других сотрудников, вам необходимо перейти в настройки сотрудника:

Далее активируйте необходимые чекбоксы для определенной роли или сотрудника.

Создание и редактирование задач

Создать задачу можно как с привязкой к сделке, так и отдельно.

Привязанные к сделке задачи создаются в разделе SalebotCRM.

Чтобы создать задачу, нажмите на одноименную кнопку справка на экране, после чего откроется окно создания задачи:

Также существует форма быстрого добавления задачи: для этого кликните на + напротив необходимой даты, где снизу откроется форма:

Где при нажатии на кнопку "+" откроется компактная форма добавления задачи со следующими полями:

  1. Выбор клиента (для привязки задачи к определенному клиенту);

  2. Дата и время истечения срока выполнения задачи;

  3. Приоритет выполнения: низкий, средний, высокий.

  4. Назначение ответственного сотрудника на выполнение задачи.

В карточке клиента SalebotCRM можно увидеть сколько задач по клиенту было создано

В клиентах можно создать/удалить задачу и посмотреть перечень задач этого клиента.

В меню проекта можно увидеть общее число незакрытых задач:

Также создать задачу можно, не входя в диалог прямо в CRM-системе в воронке в списке имеющихся сделок с клиентами:

После нажатия на иконку задач откроется окно создания задач, аналогичное окну создания задачи в диалоге с клиентом:

В окне существуют поля для наименования задачи, постановки приоритета выполнения и даты; описания задачи, а также назначения ответственного сотрудника.

После создания задачи, просмотреть ее можно, нажав на иконку задачи:

При нажатии на иконку, откроется диалоговое окно с клиентом с разделом задач:

Здесь вы можете отредактировать задачу, завершить ее или вовсе удалить.

Для завершения задачи откройте окно редактирования, нажав на "Редактирование задачи".

В открывшемся окне редактирования можно перенастроить приоритет, изменить название, а также выбрать другого ответственного сотрудника.

Для завершения нажмите на "Завершить задачу" внизу открытого окна редактирования (здесь же можно удалить задачу либо сохранить внесенные изменения):

После этого задача приобретет следующий вид:

Канбан

Канбан - это одна из функций управления текущими делами, которая фокусируется на потоке работы и минимизации задержек. С помощью такой функции задачи можно распределить по определенным группам и отслеживать прогресс выполнения.

Канбан использует доски с карточками, на которых написаны задачи или этапы работы. Карточки перемещаются по доске в зависимости от стадии выполнения задачи. Например, карточка может начать на “Планировании”, перейти на “Выполнении” и затем на “Завершении”.

Создание колонки и задач

Чтобы использовать функционал канбана, кликните и перейдите в соответствующий раздел:

После чего откроется пустая вкладка с предложением создать первую колонку в разделе:

Кликнув на кнопку, откроется форма с полем для наименования колонки и выбором цвета колонки

После того как вы прописали название колонки и, при необходимости выбрали цвет, колонка появится во вкладке канбан:

Можно добавлять любое необходимое количество колонок с помощью кнопки "Добавить новую колонку" (см. пример выше).

Чтобы добавить в определенную колонку задачу, кликните по кнопке "+ Добавить задачу". Тогда откроется окошко быстрого добавления задачи:

Также можно воспользоваться кнопкой на верхней панели для добавления задачи либо добавить задачу в колонке уже под созданными задачами.

В открывшейся модальной форме существует:

  1. Поле для названия задачи;

  2. Привязка задачи к определенному клиенту;

  3. Выбор колонки;

  4. Приоритет выполнения;

  5. Выбор срока выполнения;

  6. Назначение ответственного сотрудника.

Редактирование колонки и задач

Чтобы отредактировать колонку, воспользуйтесь меню дополнительных настроек, которое открывается при клике на данную кнопку:

В выпадающем меню также можно создать задачу, отредактировать или удалить колонку.

Стоит отметить, что при удалении колонки, задачи НЕ удаляются. Задачи переносятся из раздела "Канбан" на доску с календарем или списком с определенной датой:

Любую задачу из доски календаря можно перенести в колонку канбана.

Для этого достаточно перейти в настройки редактирования задачи и выбрать колонку, в которую хотите продублировать задачу:

Чтобы поменять местами колонки, достаточно кликнуть на шестеренку в верхнем меню, где откроется окно настроек:

Далее зажмите левой кнопкой мыши необходимую колонку и перетяните ее в необходимое место.

Коллбэки

Функция коллбэк add_new_task_from_clients_callback

При создании задачи, привязанной к определенному клиенту, в разделе "Клиенты" с ним в диалоге будет появляться сообщение с текстом: new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}, где

task_id - это идентификатор задачи;

task_name - это название задачи.

Функция коллбэк edit_task_callback

При редактировании задачи, привязанной к определенному клиенту, в диалоге с клиентом будет появляться комментарий с текстом: "Задача была отредактирована #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}", где

task_id - ID задачи;

task_name - это название задачи.

Last updated