Задачи
В статье расскажем, как пользоваться разделом "Задачи" и научим им пользоваться
Last updated
В статье расскажем, как пользоваться разделом "Задачи" и научим им пользоваться
Last updated
Раздел "Задачи" определенно заслуживает статус полезного раздела "Сейлбот" - это важная функция, которая помогает пользователям организовывать и управлять своими задачами и списками дел. Она предоставляет систему для создания, редактирования, приоритизации и отслеживания задач, помогая тем самым сохранять порядок и повышать продуктивность.
К основным функциям раздела “Задачи” можно отнести:
Создание и редактирование задач: пользователь может создавать новые задачи, вводить их описание, устанавливать сроки выполнения.
Приоритизация задач: возможность установить приоритет для каждой задачи, чтобы в первую очередь выполнять наиболее важные задачи.
Привязка к определенному сотруднику: в системе можно привязать выполнение определенной задачи к нужному сотруднику, который в свою очередь может просмотреть список именно своих насущных дел, что помогает избежать забывчивости и повысить продуктивность.
Распределение задач по календарю: пользователь может отображать понедельный календарь и просматривать список всех уже существующих задач и отслеживать сроки, не пропуская их.
Группировка задач - позволяет распределить задачи по категориям, что упрощает их поиск и выполнение.
Отслеживание прогресса выполнения задач: пользователь может видеть статус выполнения каждой задачи, отмечать их как выполненные или откладывать на потом.
Использовать раздел "Задачи" достаточно просто - раздел полностью понятен на интуитивном уровне: как создать задачу, удалить или изменить ее.
Все задачи отображаются по умолчанию в виде календаря:
Однако при необходимости можно отобразить задачи в виде списка:
Выбор отображения задач в виде списка или календаря сохранится автоматически: вам не нужно каждый раз переключаться на удобный формат, также в последующем вы сможете выбрать удобный формат в любое время.
Редактировать просроченные задачи может сотрудник с ролью "Администратор" или сотрудник, у которого есть права на редактирование таких задач в кастомной роли.
Чтобы настроить редактирование задачи для других сотрудников, вам необходимо перейти в настройки сотрудника:
Далее активируйте необходимые чекбоксы для определенной роли или сотрудника.
Создать задачу можно как с привязкой к сделке, так и отдельно.
Привязанные к сделке задачи создаются в разделе SalebotCRM.
Чтобы создать задачу, нажмите на одноименную кнопку справка на экране, после чего откроется окно создания задачи:
Также существует форма быстрого добавления задачи: для этого кликните на + напротив необходимой даты, где снизу откроется форма:
Где при нажатии на кнопку "+" откроется компактная форма добавления задачи со следующими полями:
Выбор клиента (для привязки задачи к определенному клиенту);
Дата и время истечения срока выполнения задачи;
Приоритет выполнения: низкий, средний, высокий.
Назначение ответственного сотрудника на выполнение задачи.
В карточке клиента SalebotCRM можно увидеть сколько задач по клиенту было создано
В клиентах можно создать/удалить задачу и посмотреть перечень задач этого клиента.
В меню проекта можно увидеть общее число незакрытых задач:
Также создать задачу можно, не входя в диалог прямо в CRM-системе в воронке в списке имеющихся сделок с клиентами:
После нажатия на иконку задач откроется окно создания задач, аналогичное окну создания задачи в диалоге с клиентом:
В окне существуют поля для наименования задачи, постановки приоритета выполнения и даты; описания задачи, а также назначения ответственного сотрудника.
После создания задачи, просмотреть ее можно, нажав на иконку задачи:
При нажатии на иконку, откроется диалоговое окно с клиентом с разделом задач:
Здесь вы можете отредактировать задачу, завершить ее или вовсе удалить.
Для завершения задачи откройте окно редактирования, нажав на "Редактирование задачи".
В открывшемся окне редактирования можно перенастроить приоритет, изменить название, а также выбрать другого ответственного сотрудника.
Для завершения нажмите на "Завершить задачу" внизу открытого окна редактирования (здесь же можно удалить задачу либо сохранить внесенные изменения):
После этого задача приобретет следующий вид:
Канбан - это одна из функций управления текущими делами, которая фокусируется на потоке работы и минимизации задержек. С помощью такой функции задачи можно распределить по определенным группам и отслеживать прогресс выполнения.
Канбан использует доски с карточками, на которых написаны задачи или этапы работы. Карточки перемещаются по доске в зависимости от стадии выполнения задачи. Например, карточка может начать на “Планировании”, перейти на “Выполнении” и затем на “Завершении”.
Чтобы использовать функционал канбана, кликните и перейдите в соответствующий раздел:
После чего откроется пустая вкладка с предложением создать первую колонку в разделе:
Кликнув на кнопку, откроется форма с полем для наименования колонки и выбором цвета колонки
После того как вы прописали название колонки и, при необходимости выбрали цвет, колонка появится во вкладке канбан:
Можно добавлять любое необходимое количество колонок с помощью кнопки "Добавить новую колонку" (см. пример выше).
Чтобы добавить в определенную колонку задачу, кликните по кнопке "+ Добавить задачу". Тогда откроется окошко быстрого добавления задачи:
Также можно воспользоваться кнопкой на верхней панели для добавления задачи либо добавить задачу в колонке уже под созданными задачами.
В открывшейся модальной форме существует:
Поле для названия задачи;
Привязка задачи к определенному клиенту;
Выбор колонки;
Приоритет выполнения;
Выбор срока выполнения;
Назначение ответственного сотрудника.
Чтобы отредактировать колонку, воспользуйтесь меню дополнительных настроек, которое открывается при клике на данную кнопку:
В выпадающем меню также можно создать задачу, отредактировать или удалить колонку.
Стоит отметить, что при удалении колонки, задачи НЕ удаляются. Задачи переносятся из раздела "Канбан" на доску с календарем или списком с определенной датой:
Любую задачу из доски календаря можно перенести в колонку канбана.
Для этого достаточно перейти в настройки редактирования задачи и выбрать колонку, в которую хотите продублировать задачу:
Чтобы поменять местами колонки, достаточно кликнуть на шестеренку в верхнем меню, где откроется окно настроек:
Далее зажмите левой кнопкой мыши необходимую колонку и перетяните ее в необходимое место.
Обращаем внимание!
Ограничение по вложениям:
Только фото- или видео-файлы;
Не более 10 вложений в одной задаче;
Размер каждого вложения не должен превышать 10 мб.
Чтобы добавить необходимое вложение внутри задачи, нажмите "Редактировать задачу":
Далее в открывшемся модальном окне найдите кнопку "Вложение":
Кликните на вложение и прогрузите необходимый файл (изображение или видео):
Дополнительно любое вложение можно добавить в описание вложения с помощью горячих клавиш.
Для начала выберите необходимое вложение и скопируйте его:
После чего перейдите в редактирование задачи канбана, куда необходимо внедрить вложение. Затем кликните на "Изменить" напротив описания:
Затем сочетанием горячих клавиш вставьте изображение (ctrl + V):
Чтобы удалить или загрузить изображение из задачи, воспользуйтесь одноименными кнопками внутри задачи:
При создании задачи, привязанной к определенному клиенту, в разделе "Клиенты" с ним в диалоге будет появляться сообщение с текстом: new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}, где
task_id - это идентификатор задачи;
task_name - это название задачи.
При редактировании задачи, привязанной к определенному клиенту, в диалоге с клиентом будет появляться комментарий с текстом: "Задача была отредактирована #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}", где
task_id - ID задачи;
task_name - это название задачи.
